• 個人情報保護方針
• 個人情報の取扱いについて
• 特定個人情報等の適正な取扱に関する基本方針

個人情報保護方針

1.個人情報の取得

個人情報の取得は、業務上必要な範囲で、かつ、適法な手段によりこれを行います。

2.個人情報の利用目的

当社は、産業設備関連、産業素材関連、機械部品関連の三部門を主とする輸出入業、販売業、その他各種事業を行うとともに、損害保険代理業、生命保険の募集に関する業務を行っています。取得した個人情報は、事業活動および当社の営むそれら各事業に関する商品および付帯または関連するサービスの提供に利用し、その他の目的には利用しません。また、目的外利用を行わないよう措置を講じます。

3.個人情報の安全管理

取り扱う個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のため、情報セキュリティ対策を確立し、予防ならびに是正に関する合理的かつ効果的な措置を継続的に実施します。
また、関係会社および協力者に個人情報の処理を委託する場合には、当社の個人情報保護関連規程類に従って、厳正に管理します。

4.個人情報の第三者への非開示

以下の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に開示、提供致しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要である場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める業務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5.法令、国が定める指針、およびその他の規範の遵守

当社は、個人情報の取扱いにおいて当該個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針、およびその他の規範を遵守します。また、当社の個人情報保護関連規程類を、これらの法令、国が定める指針、およびその他の規範に適合させます。

6.個人情報保護関連規程類の策定および継続的改善

当社は、全役職員が個人情報保護の重要性を認識し、個人情報を適切に利用し、保護するための個人情報保護関連規程類を策定し、これを確実に実施します。また、これを継続的に見直し、その改善を図ります。

7.苦情及び相談、開示等請求、お問い合せへの対応

当社は、個人情報の取扱いに関する苦情や相談、また、本人から自己の個人情報について、開示・訂正・利用停止・削除等の要求がある場合は、法令の趣旨に則り、速やかに誠意をもって対応します。
個人情報をご提供された当社部署または問合せ窓口（人事総務部　03-3244-3511）までお問合せください。

制定：平成17年　3月31日
改定：令和4年　10月 1日
極東貿易株式会社
代表取締役社長　岡田 義也

個人情報の取扱いについて

1.当社が取り扱う個人情報

当社が取り扱う個人情報は、以下の通りです。

1. お客様・お取引先様に関する情報
2. 損害保険代理業・生命保険の募集における契約者様に関する情報
3. 株主様に関する情報
4. 当社への採用応募者、並びに当社役員・社員に関する情報

2.個人情報取得の利用目的

当社が取得した個人情報は、以下の利用目的の範囲内で正当な事業遂行のために利用いたします。

1. お客様・お取引先様への取扱商品・サービス等の情報提供
2. 保険契約申込希望者様への取扱商品・サービス等の情報提供、及び保険契約者様のアフタケアー、お問い合わせ・ご依頼等への対応、および業務上のご連絡（※開示対象個人情報ではありません。）
3. 株主様への情報提供
4. 採用応募者に関する情報提供
5. 各種お問い合わせへの対応

上記利用目的の範囲を超えて利用する必要が生じた場合は、皆様に通知またはホームページ等により公表いたします。

3.個人情報の第三者への提供

取得した個人情報は、以下に掲げる場合を除き、第三者に提供することはいたしません。

1. 法令に基づく場合
2. ご本人から同意を得ている場合
3. 外国にある第三者への個人データ提供が生じた場合は、提供先の第三者における個人情報の取扱いに関する本人への情報提供を充実させます。

4.個人情報の取扱いの委託

取得した個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内でその全部または一部を外部に委託する場合があります。その場合委託先については、「個人情報保護に関する覚書」または個人情報保護に関する内容を盛り込んだ契約書を締結し、厳正に管理・監督を行います。

5.個人情報の提供における任意性と生じる結果について

個人情報の提供は任意となっております。当該事項について個人情報を提供されなかった場合には、お問い合わせにご対応できない場合がありますので、予めご了承ください。

6.個人情報の開示、訂正（追加・削除）、利用停止等の手続きについて

取得した個人情報に関して、内容の開示、訂正（追加・削除）、利用停止等を希望される場合は、個人情報を取得した当社部署または下記お問い合わせ担当窓口へご連絡ください。

〒100-0004　東京都千代田区大手町2-2-1 新大手町ビル7階
個人情報に関する苦情受付窓口：（人事総務部）連絡先[03-3244-3511]
ご対応時間帯：午前9：15～12：00、午後1：00～5：20（土日、祝祭日、年末年始等当社事業所休業日を除く）

1. 6ヶ月以内に消去する個人データの開示請求に応じます。
2. 個人データを提供・受領した際の記録の開示請求に応じます。
3. 開示方法は電磁的記録を含め本人の指示に従います。
4. 利用停止・消去の請求は、目的外利用、不正取得、利用する必要がなくなった場合、個人情報保護委員会への報告義務のある重大な漏えい等が発生した場合及び本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合に応じます。

7.開示対象個人情報の不開示事由

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。

1. 開示対象個人データのご本人であることが確認できない場合
2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
3. 開示対象個人情報開示請求書面に不備があった場合
4. 開示請求の対象が開示対象個人情報に該当しない場合
5. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
6. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
7. 個人情報保護法その他の法令に違反することとなる場合
8. その他、個人情報保護法に基づき開示する義務を負わない場合

8.個人情報漏えい等報告・本人通知の義務

個人の権利利益を害するおそれが大きい、漏えい等の自体が発生した場合等では、個人情報保護委員会へ報告及び本人へ通知します。

9.個人データの安全管理措置

当社は、取扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、以下のとおり対策をします。

1. （基本方針の策定）当社の個人情報取扱規程に基づき、本書において、当社の名称、安全管理措置に関する質問及び苦情処理の窓口、個人データの安全管理に関する宣言、基本方針の継続的改善の宣言、関係法令遵守の宣言、等についての基本方針を策定
2. （個人データの取扱いに係る規律の整備）当社の個人情報取扱規程において、個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備
3. （組織的安全管理措置）個人情報の管理に関する責任者の設置、個人情報の取扱状況の点検および監査体制の整備と実施、漏えい事案等に対する態勢の整備、等を実施
4. （人的安全管理措置）従業者との「非開示契約」の締結、就業規則等の整備、従業者への周知徹底および研修、等を実施
5. （物理的安全管理措置）紛失・盗難を防ぐための書類・外部媒体等の施錠保管、個人情報廃棄時の裁断・焼却・溶解・消去、データ管理者の承諾なく個人情報を持ち運ぶことの禁止、持ち運ぶ場合の件数制限、等の措置を実施
6. （技術的安全管理措置）不正アクセスを防止するための強固なパスワードの使用、IDの共有禁止、暗号化設定可能な機器の使用、等の措置を実施

10.個人関連情報・仮名加工情報・匿名加工情報

当社では個人関連情報・仮名加工情報・匿名加工情報は取り扱いません。

従業員等の個人情報の取扱いについて

1.従業員等の個人情報の利用目的について

当社は、以下の目的のために従業員等の個人情報を取得、保有、利用します。

1. 業務連絡、設備・施設管理に関する業務
2. 異動、考課、表彰、懲戒その他人事管理に関する業務
3. 労務管理に関する事務
4. 賃金、賞与、退職金、企業年金等に関する業務
5. 教育訓練に関する業務
6. 福利厚生等に関する業務
7. 安全・衛生、健康管理等に係る業務
8. 雇用保険、社会保険に関する業務
9. 税・社会保障等、法令にもとづく業務
10. 持株会に関する業務
11. 上記各号に関連し又は付帯する業務

2.個人情報の共同利用について

従業員等の下記個人情報（特定個人情報を除く）を、関連会社間で業務上必要最小限の範囲で共同利用することがあります。

1. 氏名、社員番号等個別に付与された識別番号、住所、所属、役職等、社員等本人に関する基本情報
2. 家族の氏名、扶養状況等、社員等の家族に関する情報
3. 社員等の資格、異動、考課、表彰、懲戒等、人事管理に関する情報
4. 給与、賞与、退職手当、企業年金等に関する情報
5. 福利厚生サービスの利用状況等、福利厚生に関する情報
6. 健康診断結果等、健康に関する情報
7. その他、人事・経営業務管理上取得・保有する情報

共同利用者の範囲：　当社ホームページ内記載の関連会社
共同利用する者の利用目的：　「従業員等の個人情報の利用目的について」で定めた利用目的

令和2年　4月1日
極東貿易株式会社
個人情報保護管理責任者　代表取締役社長　岡田　義也

特定個人情報等の適正な取扱に関する基本方針

極東貿易株式会社（以下、当社という）は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」等に基づき、個人番号及び特定個人情報（以下、特定個人情報等という）を適正に取り扱うため、基本方針を以下の通り制定いたします。

1.特定個人情報等の適切な取扱い

当社は、特定個人情報取扱規程を策定し、その定めに従い特定個人情報等を適切に取り扱います。

2.関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、個人番号及び特定個人情報に関する法令、特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、特定個人情報等を適正に取り扱います。

3.安全管理措置に関する事項

当社は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止及びその他の特定個人情報の適切な管理のための必要な措置を講じます。

4.特定個人情報等に関する問合せ窓口

特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関する問合せ窓口は下記の通りです。

〒100-0004　東京都千代田区大手町2-2-1 新大手町ビル7階
特定個人情報管理担当窓口：電話 03-3244-3511（人事総務部）
ご対応時間帯：午前9：15～12：00、午後1：00～5：20（土日、祝祭日、年末年始等当社事業所休業日を除く）

平成28年　1月1日