個人情報保護方針
個人情報保護方針
極東貿易株式会社
極東貿易株式会社（以下当社という）は、機械関係主体の商社として各種機械に関連する部品、装置、雑貨等の輸出入、販売、問屋業、および代理業の提供において、個人情報を適切に保護することおよび情報セキュリティ対策の実施が重要な責務であることを認識し、以下の基本方針に基づき個人情報の保護に努めます。
1.個人情報の取得
個人情報の取得は、業務上必要な範囲で、かつ、適法な手段によりこれを行います。
2.個人情報の利用目的
当グループ（当社及び当社の関係会社）は、基幹産業関連、電子・制御システム関連、産業素材関連、機械部品関連の四部門を主とする輸出入業、販売業、その他各種事業を行うとともに、損害保険代理業、生命保険の募集に関する業務を行っています。取得した個人情報は、事業活動および当社の営むそれら各事業に関する商品および付帯または関連するサービスの提供に利用し、その他の目的には利用しません。また、目的外利用を行わないよう措置を講じます。
3.個人情報の安全管理
取り扱う個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のため、情報セキュリティ対策を確立し、予防ならびに是正に関する合理的かつ効果的な措置を継続的に実施します。
また、関係会社および協力者に個人情報の処理を委託する場合には、当社の「個人情報保護マネジメントシステム」に従って、厳正に管理します。
4.個人情報の第三者への非開示
以下の場合を除き、本人の同意なく個人情報を第三者に開示、提供致しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要である場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める業務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5.法令および規範の遵守
当社は、個人情報の取扱いにおいて当該個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針、およびその他の規範を遵守します。また、当社の「個人情報保護マネジメントシステム」を、これらの法令およびその他の規範に適合させます。
6.個人情報保護マネジメントシステムの策定および継続的改善
当社は、全役職員が個人情報保護の重要性を認識し、個人情報を適切に利用し、保護するための「個人情報保護マネジメントシステム」を策定し、これを確実に実施します。また、これを継続的に見直し、その改善を図ります。
7.苦情及び相談、開示等請求、お問い合せへの対応
当社は、個人情報の取扱いに関する苦情や相談、また、本人から自己の個人情報について、開示・訂正・利用停止・削除等の要求がある場合は、法令の趣旨に則り、速やかに誠意をもって対応します。
個人情報をご提供された当社部署または問合せ窓口（人事総務部 03-3244-3511）までお問合せください。
制定：平成17年 3月31日
改定：令和2年 12月1日
極東貿易株式会社
代表取締役社長 岡田 義也
個人情報の取扱いについて
1.当社が取り扱う個人情報
当社が取り扱う個人情報は、以下の通りです。
- お客様・お取引先様に関する情報
- 損害保険代理業・生命保険の募集における契約者様に関する情報
- 株主様に関する情報
- 当社への採用応募者、並びに当社役員・社員に関する情報
2.個人情報取得の利用目的
当社が取得したお客様・お取引先様の個人情報は、以下の利用目的の範囲内で正当な事業遂行のために利用いたします。
- お客様・お取引先様への取扱商品・技術・サービス等のご案内、ご提供、アフタケアー、お問い合わせ・ご依頼等への対応、および業務上のご連絡
- 保険契約申込希望者様への取扱商品・サービス等のご案内、ご提供、並びに保険契約者様のアフタケアー、お問い合わせ・ご依頼等への対応、および業務上のご連絡
- 株式に関する事務
- 採用応募者に関するご連絡および情報提供
上記利用目的の範囲を超えて利用する必要が生じた場合は、皆様に通知またはホームページ等により公表いたします。
お客様・お取引先様がご自身の個人情報を当社に提供されるか否かは、お客様・お取引先様のご判断によりますが、もしご提供されない場合には、上記サービスが提供出来ない場合がありますので予めご了承ください。
3.個人情報の第三者への提供または預託
お客様・お取引先様の個人情報は、以下に掲げる場合に限って、第4項に記載する条項に基づいて、DM発送業者やデータ入力業者など当社以外の第三者に提供または預託させていただくことがあります。
- 当社の業務委託先が、当社に代ってダイレクトメール、電子メール、またはその他手段で情報または役務を提供する場合
- 当社の業務委託先が、当社に代ってアフターサービスなどの個別の役務を提供するために必要がある場合
- 統計的情報を提供する目的で、個々の個人情報を集積しまたは分析し、個人の識別や特定ができない形式に加工して、その統計データを、開示する場合
- 法令または裁判所その他の政府機関より適法に開示を要求された場合
- その他特定の目的のためにお客様・お取引先様から同意を得た場合
4.提供または預託する際の当該協力会社との守秘契約
当社の業務の全部または一部を外部に業務委託する際、当社は個人情報を適切に保護できる管理体制を敷き実行していることを条件として委託先を厳選したうえで、「個人情報の保護に関する覚書」を委託先と締結し、お客様・お取引先様の個人情報を厳密に管理しています。
5.個人情報の開示、訂正（追加・削除）、利用停止等の手続きについて
当社が取得させていただいた個人情報に関して、内容の開示、訂正（追加・削除）、利用停止等を希望される場合は、個人情報を取得した当社部署または下記お問い合わせ担当窓口へご連絡ください。
その際、ご照会者がご本人または代理人であることを確認させていただきます。
「開示対象個人情報開示請求書」をお送りしますので、必要事項を記入し担当者へご郵送またはご持参ください。
合理的な期間および範囲で対応させていただきます。手数料はいただきません。
〒100-0004 東京都千代田区大手町2-2-1 新大手町ビル7階
個人情報に関する苦情受付窓口：（人事総務部）連絡先[03-3244-3511]
ご対応時間帯：午前9：15～12：00、午後1：00～5：20（土日、祝祭日、年末年始等当社事業所休業日を除く）
6.開示対象個人情報の不開示事由
次に定める場合は、不開示とさせていただきます。
- 開示対象個人データのご本人であることが確認できない場合
- 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
- 開示対象個人情報開示請求書面に不備があった場合
- 開示請求の対象が開示対象個人情報に該当しない場合
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
- 個人情報保護法その他の法令に違反することとなる場合
- その他、個人情報保護法に基づき開示する義務を負わない場合
令和元年 12月2日
極東貿易株式会社
個人情報保護管理責任者 代表取締役社長 岡田 義也
従業員等の個人情報の取扱いについて
1.従業員等の個人情報の利用目的について
当社は、以下の目的のために従業員等の個人情報を取得、保有、利用します。
- 業務連絡、設備・施設管理に関する業務
- 異動、考課、表彰、懲戒その他人事管理に関する業務
- 労務管理に関する事務
- 賃金、賞与、退職金、企業年金等に関する業務
- 教育訓練に関する業務
- 福利厚生等に関する業務
- 安全・衛生、健康管理等に係る業務
- 雇用保険、社会保険に関する業務
- 税・社会保障等、法令にもとづく業務
- 持株会に関する業務
- 上記各号に関連し又は付帯する業務
2.個人情報の共同利用について
従業員等の下記個人情報（特定個人情報を除く）を、関連会社間で業務上必要最小限の範囲で共同利用することがあります。
- 氏名、社員番号等個別に付与された識別番号、住所、所属、役職等、社員等本人に関する基本情報
- 家族の氏名、扶養状況等、社員等の家族に関する情報
- 社員等の資格、異動、考課、表彰、懲戒等、人事管理に関する情報
- 給与、賞与、退職手当、企業年金等に関する情報
- 福利厚生サービスの利用状況等、福利厚生に関する情報
- 健康診断結果等、健康に関する情報
- その他、人事・経営業務管理上取得・保有する情報
共同利用者の範囲： 当社ホームページ内記載の関連会社
共同利用する者の利用目的： 従業員等の個人情報の利用目的について」で定めた利用目的
令和2年 4月1日
極東貿易株式会社
個人情報保護管理責任者 代表取締役社長 岡田 義也
特定個人情報等の適正な取扱に関する基本方針
極東貿易株式会社（以下、当社という）は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」等に基づき、個人番号及び特定個人情報（以下、特定個人情報等という）を適正に取り扱うため、基本方針を以下の通り制定いたします。
1.特定個人情報等の適切な取扱い
当社は、特定個人情報取扱規程を策定し、その定めに従い特定個人情報等を適切に取り扱います。
2.関係法令・ガイドライン等の遵守
当社は、個人番号及び特定個人情報に関する法令、特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインその他の規範を遵守し、特定個人情報等を適正に取り扱います。
3.安全管理措置に関する事項
当社は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止及びその他の特定個人情報の適切な管理のための必要な措置を講じます。
4.特定個人情報等に関する問合せ窓口
特定個人情報等の取扱いに関するご質問や苦情に関する問合せ窓口は下記の通りです。
〒100-0004 東京都千代田区大手町2-2-1 新大手町ビル7階
特定個人情報管理担当窓口：電話 03-3244-3511（人事総務部）
ご対応時間帯：午前9：15～12：00、午後1：00～5：20（土日、祝祭日、年末年始等当社事業所休業日を除く）
平成28年 1月1日
